So sieht eine prüfbare Abrechnung aus
Eine Jahresabrechnung ist prüfbar, wenn jeder Eigentümer seine Zahlen bis zum Kontoauszug und bis zum Umlageschlüssel zurückverfolgen kann. Hier ist ein vollständiges Beispiel: die Jahresabrechnung 2025 einer erfundenen Gemeinschaft mit 6 Wohnungen, so wie der Eigentümer von Einheit 5 sie bekommt, erzeugt mit der Software von WEGrat.
Erfundenes Beispiel. Die „WEG Beispielweg 7 (erfunden)“ in Beispielweg 7, 00000 Musterstadt gibt es nicht. Namen, Anschrift und Beträge sind ausgedacht, eine Bankverbindung (IBAN) gibt es nicht.
Die Abrechnung für Einheit 5 als PDF
Jahresabrechnung 2025 für Einheit 5Was der Eigentümer von Einheit 5 bekommt: Ergebnis in Kürze, Einzelabrechnung, Gesamtabrechnung, Kontenentwicklung, Vermögensbericht, Ergebnisübersicht · PDF, 11 Seiten, 348 KB
Die erste Seite der Einzelabrechnung (Seite 2 im PDF) heißt „Ihr Ergebnis in Kürze“: das Ergebnis in einem Satz, was zu tun ist, worüber die Versammlung beschlossen hat, die drei größten Kostenposten und der Anteil an der Rücklage. Die Seiten danach belegen jede Zahl.
Zum Vergleich der Regelfall: alle Vorschüsse gezahlt, Geld zurück: Einzelabrechnung 2025 für Einheit 2 (PDF, 4 Seiten, 257 KB).
Das sieht die Verwaltung: Die Verwaltung erstellt zusätzlich eine Mappe mit allen sechs Einzelabrechnungen und den Zahlungsständen aller Wohnungen. Sie ist nicht zur Weitergabe an Eigentümer bestimmt und deshalb hier nicht zum Herunterladen.
Lesehilfe: fünf Fragen, fünf Stellen im PDF
Nach der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs muss eine Jahresabrechnung für die Eigentümer verständlich und nachvollziehbar sein (BGH, V ZR 271/12). Deshalb steht jede Zahl mit ihrer Herkunft im PDF. Die Seitenangaben beziehen sich auf das PDF für Einheit 5; zu jeder Frage stehen die passenden Punkte aus dem 20-Punkte-Check.
Frage 1: Muss ich zahlen?
Seite 2 im PDF · Abrechnungsspitze und Rückstand getrennt
Die erste Seite der Einzelabrechnung sagt in einem Satz, was zu tun ist. Beschlossen wird nur die Abrechnungsspitze: Ihre Kosten gegen Ihre Vorschüsse laut Wirtschaftsplan. Was im Jahr nicht gezahlt wurde, steht getrennt daneben und bleibt aus dem Wirtschaftsplan geschuldet.
„Ihre Kosten 2025 waren 20,63 € niedriger als Ihre Vorschüsse für die laufenden Kosten.“ Über dieses Ergebnis hat die Versammlung beschlossen.
Den November (185,00 €) hat der Eigentümer nicht gezahlt. Das Guthaben wird damit verrechnet; im Kasten „Was Sie tun müssen“ steht: „Bitte überweisen Sie noch 164,37 €.“
Im 20-Punkte-Check:
- Punkt 2: Lassen sich die beschlossenen Nachschüsse und Vorschussanpassungen aus dem Beschluss und den eindeutig bezeichneten Einzelabrechnungen bestimmen?
- Punkt 12: Abrechnungsspitze je Einheit klar ausgewiesen (Soll vs. Ist)?
Frage 2: Wie wurde mein Anteil berechnet?
Seite 3 im PDF · Umlageschlüssel und Paragraf je Zahl
Jede Kostenzeile zeigt den Betrag für das ganze Haus, den Schlüssel mit Zähler und Nenner, Ihren Anteil und die Rechtsgrundlage des Schlüssels. So rechnen Sie mit dem Taschenrechner nach, statt einem Endbetrag zu glauben.
Gebäudeversicherung 2.463,18 € × 140/1.000 = 344,84 € (Schlüssel Miteigentumsanteile, § 16 Abs. 2 S. 1 WEG).
Kabelanschluss 720,00 € × 1/6 = 120,00 € (gleich je Wohnung, § 16 Abs. 2 S. 2 WEG).
Im 20-Punkte-Check:
- Punkt 9: Einzelabrechnung mit ausgewiesenem Verteilerschlüssel je Kostenart?
- Punkt 10: Schlüssel entsprechen Teilungserklärung/Beschlüssen?
Frage 3: Welche Kosten hatte das Haus?
Seiten 6–7 im PDF · Gesamtabrechnung nach Zahlungen
Die Gesamtabrechnung zählt alle Einnahmen und Ausgaben des Jahres nach Konto, so wie sie über die Bankkonten geflossen sind. Was aus der Rücklage bezahlt wurde, steht dabei, wird aber nicht auf die Wohnungen verteilt.
Ausgaben 2025: 11.918,65 €, davon 2.380,00 € für die neue Briefkastenanlage aus der Rücklage (Beschluss vom 20.05.2025). Diesen Betrag verteilt die Abrechnung nicht auf die Wohnungen.
Im 20-Punkte-Check:
- Punkt 5: Gesamtabrechnung als Einnahmen-/Ausgaben-Gegenüberstellung nach Ist-Prinzip?
Frage 4: Stimmt das Geld auf den Konten?
Seite 8 im PDF · Kontenprobe gegen den Kontoauszug
Für jedes Konto der Gemeinschaft: Bestand am 1. Januar, was hinein- und was hinausging, Bestand am 31. Dezember. Der berechnete Endbestand muss genau dem Kontoauszug entsprechen; die Spalte Differenz zeigt 0,00 €.
Kontenprobe im Beispiel, 01.01. bis 31.12.2025 Konto Anfang + Zuflüsse − Abflüsse = Ende Kontoauszug Girokonto 4.250,00 € 15.487,00 € 15.538,65 € 4.198,35 € 4.198,35 € Rücklagenkonto 18.400,00 € 6.114,59 € 2.410,22 € 22.104,37 € 22.104,37 € Im 20-Punkte-Check:
- Punkt 6: Anfangs- und Endbestände aller Gemeinschaftskonten ausgewiesen?
- Punkt 7: Kontenprobe geht auf (Anfang + Einnahmen − Ausgaben = Ende)?
- Punkt 8: Alle Konten einbezogen (auch Rücklagen-/Tagesgeld-/Festgeldkonten)?
Frage 5: Wie viel Rücklage ist da?
Seite 9 im PDF · Erhaltungsrücklage getrennt, Vermögensbericht
Die Rücklage liegt auf einem eigenen Konto und hat eigene Zeilen: Anfangsstand, Zuführung laut Plan und tatsächlich, Entnahme mit Beschluss, Zinsen, Endstand. Der Vermögensbericht nennt zum 31. Dezember Konten, Rücklage, offene Hausgelder und Guthaben der Eigentümer.
Erhaltungsrücklage: 18.400,00 € + Zuführung 6.000,00 € − Entnahme 2.380,00 € + Zinsen 84,37 € = 22.104,37 €.
Auf dem Rücklagenkonto liegen 22.104,37 €, genau der Endstand der Rücklage. Die Zinsen des Kontos (114,59 € vor Steuer, davon 30,22 € Kapitalertragsteuer und Solidaritätszuschlag von der Bank einbehalten) bleiben in der Rücklage; sie mindern nicht die Kosten der Wohnungen. Den Anteil jeder Wohnung an Zinsen und Steuer nennt die Einzelabrechnung zur Information für die Steuererklärung, für Einheit 5 16,04 € Zinsen und 4,23 € Steuer.
Im 20-Punkte-Check:
- Punkt 14: Rücklagen-Entwicklung separat: Zuführung, Entnahme, Zinsen, Endstand?
- Punkt 15: Ist- vs. Soll-Zuführung zur Rücklage erkennbar?
- Punkt 16: Rücklage auf getrenntem Konto?
- Punkt 17: Vermögensbericht nach § 28 Abs. 4 WEG vorhanden?
- Punkt 18: Vermögensbericht enthält Rücklagen, Forderungen, Verbindlichkeiten?
Prüfbar erzeugen statt nachträglich prüfen
Prüfwerkzeuge lesen eine fertige Abrechnung und suchen darin Fehler. Das hilft, wenn die Abrechnung schon vorliegt; dafür gibt es auch den kostenlosen 20-Punkte-Check von WEGrat. Die Software geht den anderen Weg: Sie erzeugt die Abrechnung so, dass sich jede Zahl schon beim Erstellen nachprüfen lässt.
Festschreiben lässt sie eine Abrechnung erst, wenn der Wirtschaftsplan beschlossen ist, die Buchungen des Jahres gesperrt sind und die Kontenprobe für jedes Bankkonto aufgeht. Der Fingerabdruck (SHA-256) auf jeder Seite zeigt, dass Papier und System dieselbe Fassung meinen.
Zum Start im Januar 2027
Die Software, mit der dieses Beispiel entstanden ist, startet im Januar 2027. Dabei sind unter anderem:
- Jahresabrechnung mit Kontenprobe, Vermögensbericht und Einzelabrechnungen je Einheit – auch als PDF
- Zu jeder Zahl der Umlageschlüssel und der Paragraf — nachrechenbar für jeden Miteigentümer